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Admin - mycontrolling.app
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Kunden

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Stammdaten & Branding

🎨 Branding & CI
Logo hier ablegen
oder klicken zum Auswählen
Wird hochgeladen…
Aktiviert den Wirtschaftsjahr-Filter im Dashboard. z. B. Mai → WJ 25/26 = Mai 2025–Apr 2026
Voreinstellung für den Umschalter in BWA, GuV, Übersicht, Kennzahlen, Journal, Konten, Wareneinsatz F&B und USALI. Bilanz, EÜR, Cashflow, Debitoren/Kreditoren, Offene Posten und Anomalie-Erkennung rechnen immer nach Buchungsdatum. Wirkt erst, wenn unten freigeschaltet. Änderung der Voreinstellung wird erst nach Neustart der Kunden-App aktiv.
Kundenname
Untertitel
BWA
GuV
EÜR
📦 Freigeschaltete Register
Steuert, welche Register und Funktionen dem Kunden zur Verfügung stehen.
Sichtbare Register
Nur aktivierte Register sind im Kunden-Dashboard sichtbar.
Funktionen
Angehakt = aktiviert, nicht angehakt = deaktiviert
Chat-Schlüssel: wird geprüft…
Admin-Tools (interne Onboarding-Funktionen)

Dateneingang – Datenquellen & Eingangswege

📥 Dateneingang – Übersicht
Zeigt für jede Datenart den vorgesehenen Weg und den aktuellen Status. „Konfigurieren →" springt zum passenden Abschnitt.
Lade Dateneingang-Status…
🔗 Datenquellen
Passwortfelder leer lassen = unverändertes Passwort beibehalten.
📊 Buchhaltung — ▾

Scopevisio: automatischer Datenabruf über Live-URL. DATEV-CSV: Steuerberater exportiert das Buchungsjournal als EXTF-Datei. DATEV Rechnungswesen (API): automatischer Datenabruf direkt aus DATEV, keine Datei nötig – der Kunde verbindet sein DATEV-Konto einmalig. RZL: Steuerberater exportiert das Buchungsjournal als CSV-Datei. BMD: Steuerberater (verbreitet in Österreich) exportiert das BuErf-Buchungsjournal als CSV-Datei. Anderes System: der Steuerberater schickt die CSV-Datei per E-Mail oder Upload-Link.

🏨 PMS — ▾
Wählen Sie ein PMS-System aus, um die Verbindung zu konfigurieren.
🛒 POS Demnächst verfügbar — ▾
Wählen Sie ein POS-System aus, um die Verbindung zu konfigurieren.
📈 RMS — Bericht-Upload — ▾

Laden Sie einen RMS-Bericht (CSV oder XLSX) hoch — kompatibel mit Rateboard, HappyHotel, Hotellistat, Smartpricing, Fairmas und jedem anderen System mit Export-Funktion. Beim ersten Upload führt ein Wizard durch die Spaltenzuordnung. Danach läuft jede Folgedatei vollautomatisch.

Bericht hier ablegen oder klicken
CSV oder XLSX, max. 20 MB
Gespeicherte Zuordnungen
Wird geladen …
Kanal-Kommissionssätze

Optionale Angabe in % je Buchungskanal. Leer = automatische Schätzung via Marketing-SP. Wird für den Tab „Gewinn & Rentabilität" genutzt.

👥 HR-Dienstplan-Software — ▾

Laden Sie einen Dienstplan-Export (CSV oder Excel) hoch — funktioniert mit jeder Dienstplan-Software mit Export-Funktion. Ein Assistent führt durch die Spalten-Zuordnung; gespeicherte Profile belegen Folge-Dateien automatisch vor.

Personenbezogene Zeilen werden beim Import sofort je Abteilung zusammengefasst und niemals gespeichert.
Dienstplan hier ablegen oder klicken
CSV oder XLSX, max. 10 MB
Gespeicherte Spalten-Profile
Wird geladen …
Import-Historie
Wird geladen …
Hinweis: Die Tages-Bezugsgrößen (Anreisen, belegte Zimmer, Abreisen, Gäste) stammen aus dem PMS-Tagesabschluss. Ältere PMS-Dateien tragen noch keine Tageswerte — bitte die betroffenen Tagesabschluss-Dateien einmal erneut hochladen, sonst zeigt die Produktivität dort „n. v.".
Eingangswege

Legt fest, welche Eingangswege unten zur Konfiguration angezeigt werden. Wenn mehrere Wege Daten liefern, gilt je Monat der neueste Stand. Maximal 2 Wege gleichzeitig aktiv.

Weitere Kacheln werden gesperrt, sobald 2 Wege aktiv sind.
Upload-Link (Push)

Mehrere Push-Links für verschiedene Absender möglich (z. B. Steuerberater + Buchhaltung). Jeder Link ist 90 Tage gültig.

Noch kein Push-Link angelegt.
E-Mail-Eingang (MailBot)

Steuerberater oder Buchhaltung können CSV-/Excel-Exporte direkt per E-Mail einschicken.

Eingangs-Adresse
Erlaubte Absender (Whitelist)
Spezifikation für das Buchungsjournal

Was der Datenlieferant schicken muss, steht in der Spezifikation für das Buchungsjournal – ohne Anmeldung erreichbar, samt Beispieldatei.

Datenlieferant einladen (z. B. Steuerberater)

Legt Upload-Link und E-Mail-Freigabe in einem Schritt an und versendet eine Einladungs-Mail.

Buchungsjournal-Import (Excel/CSV)

Für Buchhaltungssysteme ohne dedizierten Parser (Lexware, Sage, Bexio, eigene Excel-Pläne). DATEV, RZL oder BMD? Unter „Datenquellen" die passende Option wählen.

Excel-Vorlage herunterladen (.xlsx) CSV-Vorlage herunterladen (.csv) Mit Lesehilfe-Worksheet und 3 Beispielzeilen
Schritt 1: Datei hochladen
Maximale Dateigröße: 10 MB
Pipeline-Status & Snapshot-Historie

Zeigt eingehende Buchungsdaten-Pushes, aktive Snapshots und aufgetretene Fehler. Der Admin sieht auf einen Blick was im Pipeline-Eingang passiert.

Eingefrorene Jahre

Performance-Archiv für abgeschlossene Wirtschaftsjahre – schneller laden, weniger Serverlast. Ersetzt NICHT die Festschreibung in der Buchhaltung: Die Datenquelle bleibt in jedem Fall führend. Eine Änderung wirkt mit dem nächsten Daten-Refresh, spätestens nach 15 Minuten.

Welcher Bericht braucht welche Daten?
BWA / GuV / Bilanz ← Buchungsjournal
Soll-Ist-Vergleich ← Buchungsjournal + Budget
USALI ← Buchungsjournal + Kostenstellen-Mapping + Abteilungsbudget
Gewinn & Rentabilität ← RMS-Bericht + PMS-Daten
Personaleinsatz ← Personal (Dienstplan)

Benutzer & Zugänge

👥 Benutzer & Rollen
URL-Kurzname: ≠ Login-Benutzername
Benutzer mit Rollen: Admin = Vollzugriff, Editor = Ansehen + Bearbeiten + Export, Viewer = nur Ansehen. Max. Benutzer: (0 = unbegrenzt)
Benutzername Anzeigename E-Mail Rolle Status
🔑 Steuerberater-Zugang

Kontenplan & Zuordnung

Überblick

Kontenplan → Zuordnung → Berichte

Kontenplan

Zuordnung

Konten den Zielen Erfolg / BWA und USALI zuordnen.

Nur Erfolg / BWA. Bilanz-Konten werden manuell zugeordnet – ohne KI.

Berichte

Kontenplan
Basis für Zuordnung und Berichte
Noch kein Kontenplan geladen. Vorlage wählen oder eigene Datei hochladen.
Vorlage laden
Standard-Konten als Startbasis
Eigene Datei hochladen
CSV oder Excel – Pflichtspalten: Kontonummer, Bezeichnung, Kontoart
Die Kontoart (Aktiv, Passiv, Kosten, Erlöse) sagt uns, was ein Konto ist. Ohne sie können wir keine Auswertung vorschlagen – geraten wird nie.
Standard: nur Sachkonten (10000–99999 werden übersprungen)
Gilt auch für Aus Datenquelle übernehmen (weiter unten auf dieser Karte).
Aus Datenquelle übernehmen
Übernimmt Konten aus dem Buchungsjournal des laufenden Wirtschaftsjahrs und Vorjahrs.
✓ Neu bebuchte Konten werden bei jedem Journal-Eingang automatisch ergänzt. Dieser Button stößt die Übernahme zusätzlich manuell an.
Hinweis: Nur bebuchte Konten werden übernommen – für den vollständigen Kontenplan bitte eine CSV/Excel-Datei hochladen.
Hinweis: Ist „Personenkonten einbeziehen“ oben aktiviert, übernimmt die Synchronisierung automatisch alle bebuchten Personenkonten aus beiden Wirtschaftsjahren – ohne Auswahl- oder Vorschau-Schritt.
Kontenrahmen-Profil
Welche Kontenbereiche das System für Umsatz, Aufwand, Personal und die übrigen Auswertungen heranzieht.
Wird geladen…
BWA des Kunden einlesen
Für eine BWA mit Kontennachweis – also mit den Kontonummern unter jeder Zeile. Die Struktur wird übernommen, wie sie ist; geraten wird nichts.
Wird geladen…
Abgleich gegen die Zahlen des Kunden
Saldenliste und Eckwerte des Mandanten gegen unsere Auswertung halten. Jede Differenz bekommt einen Grund oder bleibt ausdrücklich ungeklärt.
Zuordnung
Konto Bezeichnung BWA-Gruppe USALI-Abteilung Status
Konto-Daten werden geladen …
Profi-Werkzeuge
Sammelpositionen
Fasst Konten oder Konto-Bereiche zu benannten Bündeln zusammen. Individuelle Berichts-Gliederungen können diese Bündel als eigene Zeilen einbinden.
Erlöse und Aufwendungen — für BWA, GuV und USALI.

Berichte & KPIs

⚙ Auswertungen einrichten
Erstellt in einem Schritt BWA- und GuV-Entwürfe (KI) sowie je eine aktive Bilanz- und USALI-Vorlage. Nur BWA und GuV werden danach noch geprüft und aktiviert.
Die KI analysiert die Sachkonten dieses Mandanten und schlägt eine Gliederungsstruktur vor.
Es werden ausschließlich Kontonummern und Kontobezeichnungen an Anthropic übermittelt – keine Beträge, keine personenbezogenen Daten.
→ Datenschutzerklärung
Bericht bearbeiten
Steuert, welche Struktur im Dashboard für den gewählten Bericht verwendet wird.
🏷 Kostenstellen → USALI
Jede Kostenstelle wird hier einem oder mehreren USALI-Schedules zugeordnet (mit Prozent-Anteil). Diese Zuordnung entscheidet, welcher Abteilung (Rooms, F&B, …) eine Buchung im USALI-Bericht zugerechnet wird.
Kostenstellen werden geladen …
👥 Arbeitsbereiche → Personal
Jeder Arbeitsbereich aus dem Dienstplan bekommt hier einen Funktionsbereich (Rezeption, Housekeeping, Küche, …) für das Personal-Register — und optional einen USALI-Prozent-Split für die Kosten-Sicht.
Arbeitsbereiche werden geladen …
⚖ BWA-Klassifizierung
Steuert die Hochrechnung im Chat. Sammelpositionen ohne Klassifizierung nutzen den System-Standard.
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📊 KPI-Schwellwerte
Benchmark-Linie und Gauge-Bereich für die KPI-Anzeige im Dashboard.
Bench % – Range
Bench % – Range
Bench % – Range
Bench % – Range
Branchenrichtwerte nach Hotel-Kategorie (Orientierung, keine offiziellen DEHOGA-Zahlen). Wird im Dashboard als "Branche: X%" angezeigt.
Grün/Rot-Schwellen für Hotel-KPIs (invertiert: höher = schlechter).
Grün ≤ % Rot > %
Grün ≤ % Rot > %
Grün ≤ % Rot > %
Grün ≤ % Rot > %
Grundlage für die Kennzahlen je Vollzeitkraft im Register „Hotel-KPIs".
Personen
Wird nur verwendet, solange kein vollständiger Dienstplan vorliegt. Teilzeit-Anteile wie 12,5 sind erlaubt. Leer lassen, wenn die Zahl nicht gepflegt wird.
Stunden
Rechenbasis der Vollzeitkräfte aus dem Dienstplan. Ohne Angabe gelten 2080 Stunden.
Leer lassen heißt: keine Ampel. Für diese Kennzahlen gibt es keine Branchenwerte – sinnvolle Grenzen ergeben sich aus dem eigenen Verlauf.
Leer lassen heißt: keine Ampel. Für diese Kennzahlen gibt es keine Branchenwerte – sinnvolle Grenzen ergeben sich aus dem eigenen Verlauf. Grün und Rot lassen sich einzeln pflegen.
⚙ KPI-Definitionen
Sichtbarkeit und Rechenparameter der Kennzahlen im Kunden-Dashboard. Änderungen sind nach dem nächsten Seiten-Reload des Dashboards sichtbar.
Lade …

Budget & Planzahlen

📥 Budget-Upload (Excel/CSV)
Budget-Daten direkt hochladen — funktioniert unabhängig vom Buchhaltungssystem. Alternativ kann ein Budget auch über eine URL im Datenquellen-Bereich eingebunden werden.
Hinweis: Budget muss auf Einzelkonto-Ebene erfasst sein (z.B. Konto 4100, nicht “Personalkosten gesamt”).
📅 Abteilungs-Budget (USALI)
Budget je USALI-Schedule direkt eingeben — als Alternative oder Ergänzung zur Kostenstellen-Spalte im Budget-Upload. Eigene Eingabe hat Vorrang vor einem per Datei aufgeteilten Budget.
Schedule Jahreswert Monatswerte

KI & Automatisierung

✨ KI-Insights
Legt fest, welcher KI-Dienst für Insights genutzt wird
Ergänzt den System-Prompt für KI-Insights mit kundenspezifischem Kontext (Branche, Betriebsgröße, Schwerpunkte usw.)
Nur aktivieren, wenn sicher keine Personennamen in den Kontobezeichnungen stehen — Klartextnamen gehen dann an die KI (Anthropic). Standardmäßig deaktiviert: Der Chat verwendet nur die Kontonummer ("Sachkonto 4100"), nie den Klartextnamen.
Standort & Events
Standort des Hotels
Land und Region bestimmen, welche Feiertage und Schulferien automatisch geladen werden. Ort, PLZ und Umkreis werden zusätzlich für die automatische Veranstaltungs-Suche genutzt. „Standort speichern“ sichert Land, Region, Ort, PLZ und Umkreis gemeinsam. Leere Auswahl entfernt den Standort.
Lokale Veranstaltungen
Messen, Kongresse, Stadtfeste für diesen Standort – fließen in die Anomalie-Erkennung ein. Bitte keine personenbezogenen Daten (Namen, Kontaktdaten) eintragen – nur sachliche Veranstaltungsangaben.
Automatische Veranstaltungen
Automatisch gefundene Veranstaltungen rund um den Standort – fließen zusammen mit den manuellen Einträgen in die Anomalie-Erkennung ein. Ausgeblendete Einträge werden nicht berücksichtigt. Das Ausblenden wird sofort gespeichert.

Feiertags-/Feriendaten: OpenHolidays API (ODbL-1.0) – werden automatisch nach Region abgerufen und gecacht.

Anomalie-Erkennung
Empfindlichkeit
Niedrig meldet nur starke Abweichungen, Hoch schlägt schon bei kleineren Abweichungen an.

Übergabe & Betrieb

🌐 Custom Domain
DNS: CNAME … → <app>.azurewebsites.net
✉ Willkommens-Mail
Wird geladen…
Die Willkommens-Mail enthält Login-URL und Zugangsdaten. Sie wird bei der Bereitstellung automatisch gesendet, wenn Health-Check und alle Schritte erfolgreich waren.
„Erneut bereitstellen" startet den vollständigen Heilungspfad (Deploy → Health-Check → Mail). „Willkommens-Mail senden" schickt nur die Mail, wenn die App bereits läuft.
Compliance-Gates (Go-Live)
Diese drei Bestätigungen müssen vor dem Go-Live vorliegen. Jede Bestätigung dokumentiert nur, dass die Prüfung bereits stattgefunden hat. Sie ersetzt keine eigene rechtliche Prüfung und löst keine automatische Freischaltung aus.
🔔 Benachrichtigungen
Leer = keine E-Mails senden
Diese Adresse muss aktuell sein – hierher gehen alle Erinnerungen.
KPI-Zusammenfassung (Umsatz, Aufwendungen, Ergebnis) per E-Mail
Beispiel: Umsatz < 50.000 € → E-Mail senden. Täglich um 8 Uhr geprüft.
📊 Alert-Historie
Letzte Schwellenwert- und Wochen-Report-Alerts (max. 50, 90 Tage).
📋 Login-Protokoll
Letzte Anmeldungen am Kunden-Dashboard (max. 500 Einträge, seit letztem Neustart).
⬆ Code aktualisieren

Deployt den aktuellen Dashboard-Code auf diese Kunden-App.

Neuer Kunde

Nach der Erstellung gelangen Sie direkt zur vollständigen Konfiguration (Logo, API-Keys, Benutzer, Alerts etc.).
ℹ Datenquelle (Zugangsdaten) und weitere Einstellungen lassen sich nach der Anlage in der Kunden-Übersicht konfigurieren.
🏢 App-Identität URL-Name & Grundeinstellungen
Azure Web App: scopevisio-mcp-mueller.azurewebsites.net
Kann später in der Kunden-Konfiguration angepasst und freigeschaltet werden.
📦 Freigeschaltete Register (optional)
Bitte zuerst Kundentyp wählen
Standard-Tabs werden basierend auf dem Kundentyp vorausgewählt.
🔑 Erster Benutzer
Tipp: Zunächst die eigene E-Mail-Adresse eintragen. Die Willkommens-Mail wird sofort nach der Bereitstellung verschickt. Erst nach der Abnahme auf die Kunden-Adresse umstellen.
🎨 Branding (optional)

Health-Übersicht

🔔 Alarm-Adresse

An diese Adresse gehen System-Alarme (Health-Checks, DATEV-Verbindung) und die Warn-Mails zu Lösch-Resten.

⏳ Laufende Großoperationen

Migration, Deploy-All, Nutzer-Bereinigung und Kundenlöschung laufen nacheinander. Solange eine läuft, werden die anderen mit HTTP 409 abgewiesen („Es läuft gerade …“). Hier steht, wer die Sperre hält und seit wann.
Lade Health-Daten…

🔗 Integrationen je Kunde

Zeigt Datasource, PMS, AI, Secret-Ablauf usw. aus den periodischen Checks (alle 6 h).

Audit-Log

Lade Audit-Log…

Chat-Lücken

Fragen, die der Chat nicht beantworten konnte – anonym gesammelt, ohne Kundenbezug und ohne Zeitraum. Häufigste zuerst. So wird sichtbar, wo der Chat noch nachgebessert werden muss.

Lade Chat-Lücken …

Betroffenenrechte

Offene Lösch-Reste (Art. 17 DSGVO)

Selbstlöschungen im Kunden-Dashboard, bei denen ein Teilschritt offen geblieben ist. Die Kunden-App holt offene Reste automatisch nach; hier steht, was innerhalb der Monatsfrist noch offen ist und was nur manuell geht. Die Liste enthält keinen Benutzernamen – die Zuordnung läuft über die Vorgangsnummer (Pseudonym geloescht_<Vorgangsnummer>). Vorgehen: docs/runbooks/loeschrest-manuell-nacherfuellen.md.

Lade Lösch-Reste …

ARM-Spiegel ausstehend (Anmeldedaten-Abgleich nach Selbstlöschung)

Nach einer Selbstlöschung stehen Benutzername und Passwort-Hash der Person so lange in den Anmeldedaten der Kunden-App (App-Setting DASHBOARD_USERS), bis der Abgleich gelaufen ist. Er läuft automatisch alle 15 Minuten (06–22 Uhr) und startet die Kunden-App dabei kurz neu. Diese Liste zeigt, was noch aussteht – ohne Benutzernamen. Vorgehen: docs/runbooks/loeschrest-manuell-nacherfuellen.md, Abschnitt „ARM-Spiegel“.

Offene Kundenlöschungen – Fehler, Handarbeit, abgebrochene Läufe (Permanent-Delete)

Kundenlöschungen, die noch nicht abgeschlossen sind: Schritte, die fehlgeschlagen sind, Reste, die der Löschlauf nicht selbst entfernen kann (DNS bei IONOS, Zertifikate, Logic Apps, Key-Vault-Zugriffseinträge, Rollenzuweisungen), und Läufe, die abgebrochen sind. Der Vorgang bleibt als Nachweis stehen. Ist die Handarbeit erledigt, schließt „Abschließen“ den Vorgang ab. Vorgehen: docs/runbooks/loeschrest-manuell-nacherfuellen.md, Fall (g).

E-Mail Log

Lade E-Mail Log…

Admin-Rollen

Lade Rollen…

Admin-Benutzer

Lade Benutzer…

💾 Cosmos DB Backups

Automatisches Backup: täglich um 03:00 UTC in Azure Blob Storage (Container: backups). Enthält alle Cosmos-Container: customers, users, settings, notes, events (letzte 5000).

Lade Backup-Liste…

📝 Changelog

Lade Changelog…

Gliederungen

Individuelle Gliederungen werden pro Kunde konfiguriert: Kunden → Bearbeiten.

📋
Mandant auswählen, um Gliederungen zu sehen.